La trasmissione delle fatture elettroniche avviene attraverso la piattaforma Web della Agenzia delle Entrate (SDI – sistema di interscambio) e dovranno essere archiviate (elettronicamente per dieci anni) mediante appositi servizi forniti dalla stessa Agenzia (HUB SDI) e da soggetti privati (sub HUB) che integrano la conservazione con servizi di ricerca atti a facilitare il compito dell’emittente/ricevitore del documento.

Sono obbligati alla emissione della fattura elettronica tutti i soggetti IVA (imprese e liberi professionisti) operanti sul territorio nazionale e con riferimento ad operazioni svolte nei confronti di imprese e liberi professionisti (settore B2B) e nei confronti di privati consumatori (B2C – in questo caso essendo il privato non obbligato a “risiedere” nel sistema allo stesso dovrà essere fornita anche copia cartacea del documento).
Rimangono esclusi dall’obbligo tutti gli imprenditori ed i liberi professionisti che adottano un regime speciale (minimi, forfetari ecc.) e gli agricoltori in regime di esonero (volume d’affari max. 7.000,00 Euro). Questi  continueranno ad emettere documenti cartacei, saranno soggetti però all’obbligo della comunicazione dei dati delle fatture alla Agenzia delle Entrate entro il mese successivo a quello di emissione dei documenti.

Operativamente il processo si dovrebbe strutturare grosso modo come segue:

• il soggetto obbligato emette il documento come di consueto e genera (mediante i software applicativo già in proprio possesso o mediante applicazioni che lo Studio, a richiesta in caso di necessità, potrà mettere a disposizione, o direttamente da parte dello studio) il formato XML che confluirà nel SDI;
• analogamente riceverà (presso l’SDI o i “sub-HUB” o via PEC in relazione alle opzioni che saranno esercitate presso l’Agenzia delle Entrate) le fatture elettroniche dei fornitori. Sarà naturalmente onere proprio controllare la conformità del documento con l’ordine o il bene o servizio ricevuto in quanto l’unico documento valido sarà quello elettronico;
• procederà quindi alla registrazione (se autonomo) o alla consegna allo studio dei files dei documenti (con le modalità concordate o, qualora vi sia la delega allo studio e il passaggio attraverso il “Sub-HUB, direttamente tramite quest’ultimo) per le successive fasi contabili.

L’avvio delle nuove procedure si connota pertanto come una vera e propria “rivoluzione” sia di metodo che di sostanza.